U fazi inicijacije e-usluge stvara se obris osnovnih parametara e-usluge te se donosi odluka o tome hoće li se doista krenuti u razvoj i implementaciju e-usluge. Nove e-usluge obično nastaju temeljem problema koji treba biti riješen ili temeljem identificirane potrebe, a identificirane su putem internih ili eksternih izvora.
Cilj ove faze je osigurati razumijevanje:
- Razloga za razvoj/unaprjeđenje e-usluge, očekivanih koristi i povezanih rizika;
- Osnovnih potreba krajnjih korisnika;
- Opsega e-usluge, kao i daljnjeg procesa unaprjeđenja e-usluge;
- Ključnih sudionika, kako u upravljanju tako i u pružanju e-usluge;
- Načina postizanja željene razine kvalitete e-usluge;
- Identifikacije, ocjene i kontrole rizika, problema i promjena;
- Načina nadzora i kontrole napretka razvoja e-usluge.
Svakom sudioniku tijekom ove faze treba biti jasno koji je opseg i koji se cilj nastoji postići uspostavom/unaprjeđenjem e-usluge, zašto je ista potrebna, kako će se postići krajnji cilj i koji je opseg djelovanja i pripadne odgovornosti, a kako bi se osigurala potpuna posvećenost sudionika u procesu.
Svrha ove faze je:
- Definirati ciljeve i opseg e-usluge;
- Osigurati usklađenost e-usluge sa zakonodavnim okvirom;
- Provesti planiranje kako bi se proces dizajna, razvoja i implementacije te daljnje unaprjeđenje e-usluge postavilo na ispravnim temeljima; te
- Osigurati sukladnost i sve potrebne informacije da bi se dobilo odobrenje za razvoj nove e-usluge.
Pokretač ove faze i cijelog procesa je identificirana potreba ili problem korisnika ili zakonodavni okvir (npr. Uredba EU o uspostavi jedinstvenog digitalnog pristupnika).
Sljedeće ključne aktivnosti su dio faze Inicijacije:
- Organiziranje inicijalnog sastanka - svih dionika bitnih za razvoj/unaprjeđenje e-usluge (ovisno o složenosti unutar jedne institucije ili više institucija);
- Identificiranje potreba ključnih skupina korisnika - osnovna analiza i identifikacija ključnih skupina korisnika i njihovih potreba, kako bi se definirao opseg e-usluge i sudionici – institucije koje sudjeluju u pružanju e-usluge;
- Procjena potrebnih resursa - osnovna procjena potrebnih resursa, ljudskih i materijalnih, kako bi se napravila procjena potrebnih financijskih sredstava, odnosno podloga za pripremu zahtjeva za proračun/EU projekt;
- Dokumentiranje inicijative - iniciranje razvoja nove e-usluge/Unaprjeđenje postojeće e-usluge – razrada osnovnih elemenata u formi sažetka e-usluge – sadrži informacije o e-Usluzi, nadležnoj instituciji za e-uslugu, kontekstu i motivaciji za uspostavu/unaprjeđenje e-usluge, ključnim skupinama korisnika te se navodi opravdanje e-usluge;
- Izrada projektne povelje - pokretanje razvoja i implementacije nove e-usluge/unaprjeđenje postojeće e-usluge u formi projektne povelje detaljnije se definira opseg, trošak, vremenski rok i rizike povezane s procesom razvoja i implementacije e-usluge; uključuje informacije o ključnim točkama u provedbi, rezultatima i organizaciji;
- Izrada projektnog plana rada - Nakon izrade i prihvaćanja projektne povelje, potrebno je izvršiti postupak planiranja aktivnosti na projektu, sukladno metodologiji referentnog okvira PM2 tijekom kojeg treba razraditi opseg projekta, razraditi aktivnosti raščlambe strukture radova, definirati nositelje aktivnosti i vrijeme potrebno za provođenje aktivnosti, definirati matricu ovlasti i od
- govornosti svih dionika i uloga na projektu te sve ostale elemente sukladno PM2 metodologiji.
Tijelo nadležno za osiguranje usklađenosti e-usluga sa Standardom vrši nadzor i kontrolu procesa upravljanja e-uslugom, kao i samom e-uslugom. U ovoj fazi provode se sljedeće aktivnosti:
- Kontrola i validacija Sažetka e-usluge;
- Kontrola i validacija Projektne povelje.
Tijelo na temelju usvojenih kontrolnih listi, koje su dio cjelokupnog Standarda, provjerava usklađenost inicijative odnosno ideje za novom e-uslugom ili unaprjeđenje postojeće e-usluge sa Standardom odnosno njegovim načelima, kao i razinu strukturiranosti budućih aktivnosti uspostave/unaprjeđenja e-usluge, nakon što je inicijativa odobrena.
ARTEFAKTI (DOKUMENTACIJA I PROCEDURA)
Četiri ključna artefakta kreirana tijekom ove faze su inicijalni sastanak, sažetak inicijative, projektna povelja i projektni plan rada.
Inicijalni sastanak
Inicijalni sastanak je sastanak svih dionika identificiranih od strane inicijatora nove e-usluge/unaprjeđenja postojeće e-usluge (nadležna institucija – pružatelj usluge, su nadležna tijela, tijelo nadležno za usklađenost sa Standardom, tijelo nadležno za sustav e-usluga u RH (ako se razlikuje od tijela zaduženog za sukladnost), tijelo zaduženo za razvoj e-usluga (ako se razlikuje od prethodno nabrojanih tijela), koji trebaju doprinijeti razvoju e-usluge. Cilj ovog sastanka je predstaviti inicijativu te sve postojeće informacije i iduće korake.
Rezultat ovog sastanka je bolje razumijevanje konteksta (buduće) e-usluge/unaprjeđenje postojeće e-usluge, kao i odluka odnosno suglasnost svih dionika za iniciranje uspostave nove e-usluge/unaprjeđenje postojeće e-usluge.
Sažetak inicijative
Sažetak e-usluge je početna točka procesa razvoja i implementacije/unaprjeđenja e-usluge koja formalizira fazu Inicijacije. Sažetak je kratki dokument kojim se opisuje ideja/inicijativa za novom e-uslugom/unaprjeđenjem postojeće, kako bi se uopće sagledao kontekst i opseg e-usluge te
osigurala uključenost svih dionika i usklađenost inicijative s načelima Standarda.
Kreiranjem sažetka, inicijator, najčešće trenutno nadležno tijelo (institucija) koje pruža „fizičku“ uslugu ili tijelo nadležno za razvoj e-usluga RH, osigurava da su trenutni kontekst ili situacija obuhvaćeni te da se mogu koristiti kao temelj daljnjeg istraživanja i razrade.
Kreiranje i podnošenje sažetka e-usluge tijelu nadležnom za osiguranje sukladnosti sa Standardom preduvjet je za nominiranje projekta za sredstva iz državnog proračuna ili EU fondova. Samo odobreni sažetak može se uvrstiti u proračun ili nominirati za sredstva EU fondova.
Projektna povelja
Projektna povelja osigurava temelje za strukturiranu analizu potreba, dizajn e-usluge za sve skupine korisnika, razvoj IT sustava i implementaciju e-usluge, predstavljajući detaljan opseg, zahtjeve na visokoj razini, ograničenja i očekivani konačni ishod. Projektna povelja detaljno definira opseg u obliku projekta s potrebnim interakcijama s drugim tijelima, potrebnim podacima, zahtjevima na visokoj razini i sl.
Projektna povelja je ključna u postupku pokretanja projekta jer uključuje odgovore na pitanja što, kako i kad te pruža osnovu na temelju koje se mogu ocjenjivati sve buduće odluke.
Projektni plan rada
Nakon izrade i prihvaćanja projektne povelje, potrebno je izvršiti postupak planiranja aktivnosti na projektu, sukladno najboljoj praksi :
Dodatno razraditi opseg projekta i odabrati najbolju strategiju za
dizajn e-usluge, razvoj i implementaciju e-usluge;
Detaljno razraditi aktivnosti - raščlambe strukture radova (Work Breakdown Structure) ;
Definirati nositelje aktivnosti i vrijeme potrebno za provođenje aktivnosti;
Definirati matricu ovlasti i odgovornosti svih dionika i uloga na projektu;
Definirati i procijeniti potrebne resurse te raspored izvršenja aktivnosti i zadataka potrebnih za izvršenje svih procesa;
Definirati koje aktivnosti nije moguće provesti internim resursima te je potrebno angažirati vanjske stručnjake i provesti postupke javne nabave;
Definirati rokove za provođenje kontrole i nadzora po kontrolnim točkama;
Razviti projektni plan rada da bi se postigla ravnoteža između uporabe resursa i vremena trajanja projekta te uskladila s projektnim ciljevima.
Projektni plan rada organizira aktivnosti i zadatke razvoja i implementacije e-usluge, potrebne za postizanje projektnih ciljeva. Plan uspostavlja bazu kojom se definira trajanje projekta, potrebni resursi i raspored rada. Jednom kad su zadaci definirani, projektni plan rada se koristi kao temelj za nadzor napretka te kontrolu uspješnosti. Projektni plan rada treba održavati ažuriranim tijekom životnog ciklusa projekta.
Za bolju promidžbu e-usluge i osiguranje kvalitetne komunikacije izm
eđu svih dionika organizira se formalni sastanak, kojim se obilježava formalno pokretanje projekta. Svrha uvodnog sastanka je:
Podijeliti ideju, problem koji se želi riješiti uvođenjem nove e-usluge;
Saslušati razne perspektive vezano za predloženu e-uslugu;
Postići dogovor o opsegu e-usluge te pojedinih uloga različitih tijela u projektu; ako se ne može postići dogovor o opsegu napraviti istraživanja pa ponovno dogovoriti sastanak o opsegu e-usluge;
Provjeriti pretpostavke o očekivanjima svih ključnih dionika procesa razvoja i implementacije e-usluge;
Raspraviti koji su to potencijalni rizici i ključni čimbenici uspjeha;
Informirati jedni druge o projektnim aktivnostima u resorima koje bi mogle imati pozitivan ili negativan učinak na realizaciju predložene usluge;
Raspraviti pojedinačne zadatke u sklopu procesa razvoja i implementacije e-usluge.
Nakon uvodnog sastanka, svim se sudionicima šalje projektni plan rada koji svi sudionici moraju usvojiti.
